Process 
Cette procédure de « Conduite des Actions Correctives et Préventives » est notamment relative à la norme ISO 9002.

Le Collaborateur ayant constaté un dysfonctionnement quelconque (ou à la suite d’une enquête, d’un rapport d’audit Qualité ou d’une réclamation client…) va renseigner la Fiche d’action corrective ou préventive et la transmettre à son Chef de Service. Le Chef de Service, s’il le juge nécessaire, transmet cette fiche au Responsable Qualité, qui va enregistrer, analyser et proposer une action corrective et désigner le Responsable jugé compétant. Le responsable désigné, va mener l’action et renseigner la Fiche d’action corrective ou préventive et la transmettre au Responsable Qualité, qui vérifiera son efficacité et pourra en rendre compte au Chef de Service et au Collaborateur desquels émane la demande.

Workflow avec WorkflowGen 
1/ Le collaborateur lance son navigateur web et se connecte à WorkflowGen en s'identifiant.

2/ Il clique sur "Nouvelle demande" et sélectionne la "Demande d'action corrective ou préventive". En cliquant sur "Lancer la demande" Il accède alors à la "Fiche de suivi de la demande". Dans "Mes actions à faire", il clique sur "Renseigner", c'est alors qu'apparait le formulaire correspondant à la demande sélectionnée. Le collaborateur renseigne le formulaire et clique sur "Envoyer le formulaire".

3/ A ce moment là, un e-mail de notification est envoyé automatiquement à la personne prédéfinie, il s'agit ici du Chef de Service, avec en objet : « Une nouvelle action vous a été affectée ». En cliquant sur "Consulter l'action", le Chef de Service accède à la "Fiche de suivi de la demande" et se rend dans "Mes actions à faire". En cliquant sur l'action qui lui a été affectée, il s'agit dans le cas présent de l'action Valider), le formulaire se lance à nouveau. Le Chef de Service peut également compléter des zones de saisie et donner son accord. Il clique sur "Envoyer le formulaire".

4/ Si le Chef de Service ne donne pas son accord à la demande d'action corrective ou préventive, la demande est clôturée et le collaborateur en est notifié par email. En cas d'accord, le Responsable Qualité est notifié par email qu'une action lui a été attribuée.

5/ En cliquant sur "Consulter l'action", le Responsable Qualité accède à la "Fiche de suivi de la demande" et prend connaissance de l'action qui lui a été attribuée. Il s'agit ici de l'action "Analyser". Il clique sur l'action et le formulaire se lance. Après avoir remplit la partie "Analyse et recherche des causes" du formulaire, il clique sur "Envoyer le formulaire" et affecte ensuite le responsable qu'il aura désigné pour mener l'action corrective ou préventive demandée. Le responsable Qualité cholsit la personne dans une liste.

6/ Le Responsable désigné est notifié par email qu'une action lui a été affectée. Il se rend sur la "Fiche de suivi de l'action" et clique sur "Lancer l'action", il s'agit ici de l'action "Réaliser". Après avoir renseigner la partie du fomulaire lui étant réservé et entreprit l'action corrective ou préventive demandée, il clique sur "Envoyer le formulaire".

7/ Le Responsable Qualité est alors notifié par email qu'une action lui a été attribuée. Il s'agit de "Vérifier" l'efficacité de l'action corrective ou préventive réalisée par le Responsable désigné précedemment. Une fois la vérification effectuée et le formulaire renseigné, le Responsable Qualité clique sur "Envoyer le formulaire".

8/ La demande est clôturée, le Collaborateur et le Chef de Service sont notifiés par email de la clôture du process et de l'efficacité ou non de l'action corrective ou préventive réalisée.
 
Avantages WorkflowGen 
- Elimination du papier dans la circulation des informations.
- Le demandeur peut savoir en temps réel où en est exactement le traitement de sa demande 
- Le demandeur est averti immédiatement par email quand sa demande a été traitée
- WorkflowGen permet d'identifier les points bloquants dans le traitement du process et d'imposer des délais de réalisation des actions 
- Les intervenants du process sont avertis par email des actions qu'ils doivent faire
- Il est possible d'archiver la demande sur un serveur de fichier, dans une base de données et même de l'imprimer

En conclusion WorkflowGen apporte :
- Un gain de temps dans le traitement des process
- Une meilleure qualité des informations transmises
- Un service de suivi en temps réel pour les demandeurs
- Une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des demandes