Portail de Workflow

• Application 100% Web .NET 2.0
• Compatible Microsoft Internet Explorer 6+
• Compatible Firefox
• Compatible Safari
• Authentification automatique transparente et Single Sign On
• Interface intuitive ne nécessitant aucune formation
• Interface supportant de multiples langages (compatbile double-bit)
• Portail de workflow personnalisé selon les droits et les préférences
• Page d’accueil intelligente avec la liste des informations sur les workflows en cours de l’utilisateur connecté (en cours, à faire, en retard, etc.)
• Suivi en temps réel des workflows avec vue graphique
• Accès direct aux statistiques et rapports avec vues graphiques
• Navigation rapide par formulaires à travers la fonctionnalité « Quick View »
• Suivi détaillé des demandes : qui a fait quoi et quand ?
• Vue du portail en mode mono ou multi-process
• Recherche multi-critères sur les demandes et les actions
• Accès direct à une demande spécifique (recherche rapide)
• Tris et filtres multiples sur les demandes et actions en cours et archivées
• Ajout et suivi des commentaires utilisateurs sur les demandes en cours
• Utilisation d’un formulaire de recherche multi-critères
• Gestion de la délégation des actions pour une période définie
• Changement rapide du mode utilisateur vers celui de manager pour bénéficier de droits et privilèges additionnels
• Affichage personnalisable des données du workflow et détection automatique des URL et adresses emails
• Personnalisation par glisser-déplacer de l'ordre des colonnes des résultats de recherches, suivis et statistiques

Alertes

• Notification email suivant des évènements (Action à faire, Action à affecter, Retard, Demande clôturée, etc...)
• Email de notification en format texte ou HTML
• Email de notification pouvant contenir des pièces jointes
• Modèles d’emails personnalisables
• Protocole SMTP compatible avec Exchange , Lotus, etc...
• Lancement d’une action à faire depuis l’email de notification
• Réception des notifications des derniers commentaires postés

e-Forms

Personnalisation

• Gestion des vues personnalisées et partageables (résultats de recherches, statistiques)
• Possibilité d’ajouter des liens vers des contenus web existants pour obtenir d’autres informations
• Possibilité d’ajouter un bandeau graphique personnalisé
• Intégration du portail de workflow dans des applications web existantes
• Création de « skins » personnalisées pour l’affichage du Portail

Création de formulaire instantanée

• 100% Web (aucuns plugins requis)
• Intégration transparente dans WorkflowGen
• WYSIWYG, interface intuitive
• Glisser-déplacer des champs et sections
• Utilisation de sections prêtes à l'emploi pour une création super rapide
• L'affichage des formulaires web est automatiquement optimisé à l'exécution selon la résolution de l'appareil utilisé (Smartphones et Tablettes).

Outils Puissants

• Tableaux dynamiques avec calculs
• Gestion avancée des pièces jointes
• Connexion aux bases de données (SQL,Web Service,XML)
• Listes dépendantes
• Gestion des champs (Obligatoire/Lecture seule/Caché, activation basée selon des conditions personnalisées)
• Validation de champ (Expression régulière, Range, Custom and Compare)

Vue interactive du workflow

• Intégration transparente avec l'éditeur de formulaire
• Définition visuelle du comportement du formulaire
• Les champs et les sections peuvent être "Obligatoire", en "Lecture seule", "Caché"
• Définition des valeurs par défaut : avec des macros clé en main, des données du processus ou saisies manuellement
• Définition des données stockées utilisées : dans les conditions, le suivi et le reporting

Réutilisabilité

• Duplication Champ/Section
• Enregistrement d'une section ou d'un champ personnalisé comme exemple réutilisable
• Personnalisation complète des champs et de l'ergonomie du formulaire
• Changement des fichiers CSS pour une personnalisation avancée
• Formulaires Web .Net généré à la volée (éditable dans Visual Studio)

Libérer les fonctionnalités des formulaires

• Utilisation de l’interface graphique de Microsoft Visual Web Developer Express ou Visual Studio
• Possibilité de partir de zéro ou de réutiliser le code .Net générer à la volée pour le form designer intégré de WorkflowGen
• Capitaliser sur les compétences .Net pour rajouter de puissantes fonctionnalités
• Intégration d’addons Ajax et Jquery
• Réutilisation d’objets métiers

Intégration avec WorkflowGen

• Une fois le formulaire créé il est facilement déclarable et utilisable dans les workflows WorkflowGen
• Les champs obligatoires, cachés et vérouillés sont gérés dans la définition du process avec WorkflowGen, ce n’est pas la peine de le coder dans le Web Form !

Fonctionnalités principales

• Gestion de la validation des champs
• Gestion de la colorisation des champs
• Gestion des pièces jointes
• Gestion des tableaux dynamiques
• Gestion des signatures Xml
• Deux modes de création des Web Form .Net : Simple sans programmation, Avancée pour un contrôle complet du code et des données

Fonctions de Workflow

• Gestion d’actions humaines et d’actions automatiques dans un même workflow
• Création de règles métiers selon les données du workflow
• Création de conditions ou d’exceptions basées sur les données du workflow ou utilisation de macros clés en main
• Personnalisation des contenus et de l’affichage des emails de notifications évènementiels (SMTP)
• Gestion de l’escalade des actions en fonction des données du workflow
• Gestion de la délégation des actions des participants des worklfows
• Création de workflows complexes avec des sous-processus
• Personnalisation et sécurisation de l’affichage des données du workflow dans le module utilisateur
• Application de validation de document clés en main
• Possibilité de rattacher n’importe quel type de pièces jointes au workflow
• Enregistrements des formulaires électroniques en mode brouillon
• Gestion des données du workflow stockées en base de données sans programmation
• Utilisation de toutes les méthodes d’affections (automatiques, self service, dynamiques, etc...)
• Gestion de circuits parallèles ou en série
• Action de synchronisation automatique
• Définition d’un délai de réalisation pour la globalité du workflow
• Définition d’un délai de réalisation des actions lors de la conception du workflow ou lorsque ce dernier est en cours d’exécution
• Lancement d’un workflow depuis une application tierce
• Numéro d’identification unique pour tous les workflows
• Gestion de l’identification des demandes par workflow, par année ou par mois
• Gestion des fuseaux horaires

Méthodes d'affectations des actions

• Manuelle (L’utilisateur de l’action courante sélectionne dans une liste prédéfinie l’utilisateur qui fera l’action suivante)
• Récupération de l’utilisateur depuis une donnée du workflow
• Self service (Le premier utilisateur qui prend en charge l’action peut la faire)
• Par un coordinateur qui affectera lui-même l’action
• Par le responsable de
• Par la personne qui a déjà fait l’action

Application de workflows clés en main

• Support de Web form .NET
• DocApproval: Router et valider des documents depuis un navigateur web
• DocUpload: Téléchargement de documents dans un workflow
• GetUsersFromDir: Interrogation de l’annuaire en cours de workflow pour retrouver un utilisateur (ou une liste d’utilisateurs) afin de lui (leur) affecter dynamiquement une action ou lui (leur) envoyer une notification email
• XMLTODB : Export des données d’un formulaire Web dans une ou plusieurs bases données
• XML Transformation : Transformation d’un fichier XML dans un autre format (EAI)
• Raise Exception : Annulation d'une ou plusieurs actions d'une demande en cours
• Remote Approval : Approbation de demandes utilisateurs par une réponse email depuis un terminal mobile

Design des processus

• Application 100% Web .NET 2.0
• Implémentation des Workflows graphiquement sans programmation
• Gestion des données du process (Texte, Numérique, Date, Heure, Fichier)
• Gestion des actions (Humaines, Automatiques, Sous-process)
• Gestion des notifications (Notifications personnalisées suivant des évènements)
• Gestion des applications (e-Forms, Import/export, Webservices, alertes,etc...)
• Les rôles peuvent être associés à des utilisateurs et/ou des groupes et/ou des annuaires
• Gestion des catégories (Organisation des process par catégories)
• Affichage automatique du rapport de la définition du workflow avec une fonctionnalité de contrôle de cohérence
• Compatible avec les standards du Workflow Management Cohalition (WFMC)
• Test des workflows sur le serveur de production

Gestion des processus

• Organisation des process dans des dossiers sécurisés pour faciliter leur gestion décentralisée
• Délégation de l’administration des process par dossier
• Import/Export de la définition des process en XPDL (standard basé sur XML)
• La mise en production d’un process en développement s’effectue en un clic
• Disponibilité des process 24h/24h et 7j/7j: Mise à jour de la définition des process en production
• Versioning des workflows
• Utilisation de différents statuts pour la gestion des workflows (Actif, En test, En construction, Archivé, etc...)
• Organisation des workflows en une ou plusieurs catégories pour les utilisateurs finaux
• Duplication d’un workflow existant pour en créer un nouveau

Authentification

• Authentification Active directory (basique ou intégrée)
• Authentification applicative (les mots de passe sont gérés en base de données)
• Authentification annuaire LDAP
• Intégration avec un système existant Single Sign On
• Synchronisation d’annuaires en connexion anonyme
• Gestion du timeout supporté
• Gestion du log out

Communication

• Encryptage SSL

Formulaires

• Accès sécurisé aux champs du formulaire selon le profil de l’utilisateur ou de l’action en cours
• Signature électronique avec certificat

Gestion de l'annuaire

• Création d’annuaires multiples (par services, clients, partenaires, etc...)
• Chaque utilisateur peut disposer de plus de 20 propriétés réutilisables dans les workflows
• Gestion des groupes
• Gestion de la hiérarchie
• Requête dans des annuaires existants pour créer dynamiquement des groupes virtuels
• Gestion de l’historique des workflows des utilisateurs supprimés
• Rapport détaillé sur l’activité d’un utilisateur
• Remplacement d’un utilisateur par un autre

Synchronisation Automatique de l'annuaire

• Active directory
• Fichiers textes CSV
• Requêtes LDAP natives
• SQL (via des fichiers textes)

Gestion des Participants

• Création de participants globaux utilisables dans plusieurs workflows
• Participants du workflow basés sur des rôles
• Utilisation de profils multiples pour gérer l’accès aux fonctionnalités du produit
• Définition des participants en tant qu’utilisateur(s) unique(s), groupes, coordinateurs ou annuaires
• Permettre aux superviseurs de process de ré-affecter des actions, de supprimer des demandes, d’avoir accès aux statistiques

Persistence des données

• Stockage des données du workflow (texte, numérique, date, heure) dans un serveur SQL ou Oracle
• Stockage des fichiers associés aux workflows sur le serveur web ou sur un serveur de fichier distant
• La taille de la base de données et l’usage de la bande passante du réseau sont optimisés

Export

• Export des process et des données du formulaire à tout moment lors de l’exécution
• Vues SQL documentées pour directement interroger la base de données
• Un lot DTS pour SQL Server est disponible pour répliquer le contenu et les données des workflows sur un autre serveur SQL

Sauvegarde

• Procédure de sauvegarde standard des données SQL pour la base de données
• Procédure de sauvegarde standard d’un serveur de fichier pour les fichiers
• Stockage des données des process en base de données (pièces-jointes incluses) pour permettre les sauvegardes en ligne sans interruption de service

• Statistiques et tableaux de bord graphiques prêts à l’emploi
• Export au format CSV
• Génération de statistiques en filtrant sur des données du workflow
• Rapport d’activité par demande, action, process, participant
• Personnalisation des rapports avec des modules de reporting ou des outils décisionnels

Intégration du Portail
• Intégration dans votre portail web de portlets Workflow prêts à l’emploi via la technologie XML RSS
• Ajout de liens vers des applications tierces pour lancer directement des workflows
• Lancement facile d’un workflow depuis une URL
• Ajout de bandeaux graphiques personnalisés dans le module utilisateurs finaux avec logos et liens

Intégration avec des bases de données
• Export des process et des données des formulaires dans des bases de données via des commandes SQL

Kit de Développement
• Création de web services pour prendre en charge des actions du workflow
• Déclenchement de workflows à partir d’applications tierces
• Utilisation d’applications tierces dans un workflow
• Génération dynamique de documents à partir de données d’un workflow
• Export de documents et de données dans des applications tierces
• Export/Import de données entre des workflows et des applications tierces

API de Web Services
• Accès en temps réel via des Web Services et depuis des applications tierces aux demandes, actions et statuts des workflows
• Les contenus du Portail WorkflowGen sont disponibles sous forme de flux RSS
• Les utilisateurs peuvent syndiquer/enregistrer leurs flux dans n’importe quelle solution de Portail Web ou bien dans tous les outils compatibles RSS comme Outlook 2007 ou dans des widgets

Connectors SharePoint / WSS (2003, 2007, 2010)
• Intégration de rubriques du portail WorkflowGen dans des Web Part SPS
• Export de données depuis WorkflowGen vers SPS ou dans les listes WSS
• Export de fichiers depuis WorkflowGen vers SPS ou dans des librairies WSS
• Déclenchement de workflows de validation de document à partir de librairies SPS

Autres exemples d'intégration
• SAP (BAPI via connecteurs COM ou SAP .NET)
• PeopleSoft
• IBM AS/400
• Salesforce.com
• Tous autres systèmes de back-office avec COM, .NET ou des interfaces de type webservices

• Demande de congés
• Note de frais
• Demande d’habilitation informatique
• Demande d’investissement
• Demande de travaux

• Master Data Management : Création de Produit
• Demande de Changement informatique
• Action corrective
• Validation de note interne
• Demande de support

• Application Web sans gestion de session ni d’état
• Pas de gestion d’objets persistants en mémoire coté serveur
• Les données de type fichier sont stockées dans le système de fichiers
• La taille de la base de données et l’usage de la bande passante du réseau sont optimisés
• Déploiement de WorkflowGen dans un environnement web farm avec support de la répartition de charge (load balancing)
• Répartition si nécessaire de l’application et des données associées sur plusieurs serveurs
• Utilisation d'une base de données secondaire répliquée en temps réel afin de réduire les temps de réponse du serveur

• Disponible pour iPhone, iPad et appareils Android
• Retrouver l'ensemble des demandes que vous êtes habilité à lancer classées par catégories
• Lancer une nouvelle demande
• Afficher vos demandes en cours ou clôturées
• Accéder à la fiche de suivi de chaque demande vous permettant d'avoir une vue synthétique sur les données de la demande, l'historique des actions effectuées, les pièces-jointes, la vue statique du ou des formulaires utilisés, les commentaires associés etc...
• Effectuer des recherches sur vos demandes en filtrant par processus, catégories, demandeur
• Retrouver l'ensemble de ses actions à faire ou clôturées
• Lancer une action
• Accéder à la fiche de suivi de chaque action vous permettant d'avoir une vue synthétique sur les données de la demande, l'historique des actions effectuées, les pièces-jointes, la vue statique du ou des formulaires utilisés, les commentaires associés etc...
• Effectuer des Recherches sur des actions en cours ou clôturées par processus, catégories, demandeur
• Retrouver l'ensemble des actions d'équipe à faire ou clôturées
• Lancer une action d'équipe
• Accéder à la fiche de suivi de chaque action d'équipe vous permettant d'avoir une vue synthétique sur les données de la demande, l'historique des actions effectuées, les pièces-jointes, la vue statique du ou des formulaires utilisés, les commentaires associés etc...
• Effectuer des recherches sur des actions d'équipe en cours ou clôturées par processus, catégories, demandeur
• Retrouver l'ensemble des affectations à faire ou effectuées
• Affecter une action
• Accéder à la fiche de suivi de chaque action d'équipe vous permettant d'avoir une vue synthétique sur les données de la demande, l'historique des actions effectuées, les pièces-jointes, la vue statique du ou des formulaires utilisés, les commentaires associés etc...
• Effectuer des recherches sur des affectations d'actions portant sur des demandes en cours ou clôturées par processus, catégories, demandeur
• Retrouver une demande en cours ou clôturé selon ses droits en saisissant son numéro dans la zone prévue à cet effet.
• Accéder au détail de la demande recherchée
• Déléguer les actions associées à une demande vers une autre personne pour une période de temps définie (iPhone / iPad seulement)
• Retrouver et gérer les délégations actives et toutes les délégations créées (iPhone / iPad seulement)

Le moteur de workflow/BPM comprend:
• Une application Web .NET pour les utilisateurs finaux (Portail de Workflow)
• Une application Web .NET pour les administrateurs et gestionnaires de process
• Une base de données relationnelle SQL contenant la définition des process, le suivi des demandes et la gestion des utilisateurs pouvant être synchronisée avec des annuaires existants.

La base de données de WorkflowGen contient:
• La gestion des utilisateurs
• La définition des process
• Les infos de suivi des demandes en cours et clôturées ainsi que les données significatives associées (ACCORD, MONTANT, Documents,...).
• Les fichiers (PDF et autres) sont stockés sur le disque du serveur et auto-archivés chronologiquement.

Applications utilisées pour implémenter des actions :
• EFORMASPX une application Web pour la gestion des Web Forms .NET
• XML-2-DB : pour exporter automatiquement les données d'un WebForm dans une ou plusieurs base de données SQL et/ou ODBC.
• Document upload
• Document approval
• GetUsersFromDir pour interroger l'annuaire des utilisateurs afin de récupérer une personne ou une liste de personnes utilisables pour la réalisation d'une action ou l'envoi de notification.
• XML transformation pour mettre en oeuvre des fonctionnalités d'EAI
• Raise Exception pour l'annulation d'une ou de plusieurs actions
• Remote Approval pour l'approbation via un terminal mobile

Vous pouvez également réutiliser des Web Services existants compatibles. Des connecteurs optionnels sont disponibles comme pour SharePoint 2003-2007-2010
Le Kit de développement vous permet de développer vos propres applications de workflow.
Une douzaine d'applications clé-en-mains avec les exemples de codes sources sont disponibles sur le site Community.

Utilisateurs Finaux

Le Portail WorkflowGen est une application 100% web (Il n'y a pas de composant ActiveX requis).

Systèmes d'exploitation:
• Windows 2000 Pro sp3 ou supérieur
• Windows XP
• Windows Vista
• Windows 7
• Windows 8
• Mac OSX

Navigateurs web:
• Internet Explorer 6 +
• Firefox 1.5 +
• Safari 4 +
• Chrome 14 +

Plugin:
• Flash plugin version 8 + (Nécessaire uniquement pour afficher le suivi graphique du workflow)

Affichage:
• Super VGA (1,024x768) ou plus - resolution video adapter and monitor

Serveur Web

Systèmes d'exploitation :
• Windows Server 2012
• Windows Server 2008 ou 2008 R2 (32-bit ou 64-bit)
• Windows Server 2000 Sp3 +
• Windows Server 2003 ou 2003 R2 (32-bit ou 64-bit)
• Windows XP
• Windows Vista
• Windows 7
• Windows 8

Serveur Web:
• Microsoft IIS 5 +
• .NET Framework 2.0 +

Configuration matérielle minimale:
• Processor: 1Ghz
• RAM: 512Mo
• Hard disk: 20Go

Base de données

DBMS:
• Microsoft SQL Server 2005
• Microsoft SQL Server 2005 Express Edition (Gratuit)
• Microsoft SQL Server 2008
• Microsoft SQL Server 2008 Express Edition (Gratuit)
• Microsoft SQL Server 2012
• Microsoft SQL Server 2012 Express Edition (Gratuit)
• Oracle 9i
• Oracle 10g
• Oracle 11g
• Oracle 11g R2

Configuration matérielle minimale:
• Processor: 1Ghz
• RAM: 512Mo
• Hard disk: 20Go

Note: Le serveur de base de données peut être installé sur la même machine que le serveur Web.

Méthode d'authentification et synchronisation d'annuaires

Méthodes d'authentification:
• Intégrée Windows ou IIS (Active Directory)
• Applicative (WorkflowGen)
• Formulaires
• Personnalisée (SSO: Single Sign On)

Synchronisation d'annuaire:
• Active Directory
• Annuaire compatible LDAP
• Fichiers Textes

Workflows utilisant des Web Forms .NET

Utilisateurs finaux
• Internet Explorer 6 + sur Windows
• Firefox 1.5 +
• Safari 4 +
• Chrome 14 +

Administrateurs et Développeurs de Web Forms
• Visual Web Developer 2012 Express Edition (Gratuit)
• Visual Studio 2012
• Visual Web Developer 2010 Express Edition (Gratuit)
• Visual Studio 2010
• Visual Web Developer 2005 Express Edition (Gratuit)
• Visual Studio 2005
• Tout Environnement de Développement Intégré compatible .NET 2.0 et .NET 3.5

Alertes et syndication XML

Alertes emails
• Les alertes email sont envoyés via protocoles SMTP (Exchange, Lotus Notes sont compatibles)
• Tous les clients de messagerie peuvent recevoir des alertes WorkflowGen
• Les Formats et les contenus des emails sont personnalisables en HTML ou texte brut

Syndication XML
• WorkflowGen est fourni avec un flux XML RSS (appelé "portlet") permettant d'intégrer des données de WorkflowGen dans un portail web existant

Architecture Web Farm

WorkflowGen est compatible avec les architectures de type Web farm.
Les fonctionnalités de loadbalancing autorisent une utilisation en cluster permettant une totale scalabilité.