Advantys et sa solution de Business Process Management (BPM) WorkflowGen aide une importante compagnie d'assurances à préserver l'intégrité de ses données financières et à atteindre la conformité.

Le challenge 
Ayant passé deux ans à la consolidation du Grand Livre de leur société, la division des Finances d'une grande compagnie d'assurances a commencé à voir les fruits de leur travail mis à mal à chaque nouvelle demande de modification. Les demandes de modification étaient soumises par e-mail et leurs saisies étaient centralisées dans une feuille de calcul Excel. En raison de ce processus manuel, les demandes n'étaient pas toujours traitées ou des changements étaient effectués sans autorisation préalable. Les feuilles de calcul Excel étaient de plus difficiles à maintenir, très compliquées et il n'y avait pas de possibilités de vérifier les changements et donc de valider tout le travail qui a été fait pour rationaliser la structure du Grand Livre. Il était donc nécessaire de disposer d’un système automatisé afin d’avoir la possibilité de modifier dynamiquement les règles et les processus d'approbation et d’avoir des formulaires Web qui pouvaient être construits facilement et sur mesure, sans avoir à financer des développements spécifiques supplémentaires. Le responsable des données a été chargé de trouver une solution parmi les neuf systèmes fonctionnant au sein de l'organisation ayant une composante "workflow", mais rien n’était adapté – souvent trop complexes ou trop légers et pas assez souples. Il a finalement décidé d’essayer de trouver une solution répondant pleinement à leurs attentes et financièrement attractive. 

La solution 
Rentrait en scène la solution de Workflow / BPM WorkflowGen d’Advantys, qui possèdait la souplesse et la facilité d'utilisation que le client recherchait. L'équipe d’Advantys a travaillé avec le client afin de comprendre ses problématiques et leur a présenté des solutions qu'ils ont réussies à mettre en œuvre rapidement. Advantys a fourni une assistance dans la création des formulaires Web qui comprend plusieurs points d'intégration avec les systèmes internes du client afin de valider les données. Ce travail a été réalisé par les consultants d’Advantys dans les délais imposés et le budget. En bout de ligne, en utilisant la solution de Workflow / BPM WorkflowGen pour la gestion du changement des données du Grand Livre, cela a suscité de nombreuses demandes provenant d'autres départements au sein de l'organisation sur les différentes façons dont ils pouvaient aussi utiliser l'outil pour contrôler leurs processus - une véritable preuve de succès ! 

Avantages 
• La mise en œuvre de la solution de Workflow / BPM WorkflowGen pour la gestion rigoureuse des processus de contrôle et de la mise en conformité à la loi Sarbanes-Oxley. 
• Les demandes de changement sont maintenant acheminées par le biais de canaux bien définis, toutes les données du Grand Livre conservent leur intégrité. 
• Une visibilité accrue sur les demandes de modification, des rapports et des suivis sur leurs statuts afin de repérer les goulots d'étranglement et d'améliorer les délais de traitement et se conformer aux niveaux de services requis. 
• La solution de Workflow / BPM WorkflowGen met en évidence les domaines dans lesquels les processus doivent être modifiés ou redéfinis, afin d’avoir une plus grande efficacité. 
• La responsabilisation a augmenté en raison des rapports disponibles. Les demandes ne sont plus simplement un e-mail dans une boîte de réception.