Process
Le collaborateur renseigne sa demande de remboursement de frais à laquelle il joint les reçus/factures correpondant(e)s. La demande est transmise à son chef de service qui la validera ou la refusera en s'appuyant sur les informations renseignées par le collaborateur dans le formulaire ainsi que sur les reçus joints qu'il pourra consulter. En cas de validation, la demande de remboursement est transmise au service comptabilité qui effectuera le remboursement demandé. 

Workflow avec WorkflowGen 
1/ Le collaborateur lance son navigateur web et se connecte sur WorkflowGen en s'identifiant.

2/ Il clique sur "Nouvelle demande" et sélectionne la demande "Remboursement  de frais". En cliquant sur "Lancer la demande", il accède alors à la "Fiche de suivi de l'action".

3/ Il clique sur "Lancer l'action" pour lancer la première action du process qui est "Renseigner". C'est alors qu'apparaît le Web Form .NET correspondant à la demande sélectionnée. Le collaborateur renseigne le formulaire et clique ensuite sur "Envoyer le formulaire".

4/ Dans ce process, les deux premières actions sont réalisées par le demandeur. En effet, après avoir renseigné le formulaire de demande de remboursement, la deuxième action consiste à télécharger dans WorkflowGen les reçus/factures correspondants aux frais à rembourser.

5/ Après avoir finalisé la première action en cliquant sur "Envoyer le formulaire", l'interface de WorkflowGen Doc-Upload s'ouvre directement dans le navigateur du demandeur (entre temps, un email de notification l'a averti qu'il avait une deuxième action a faire). En utilisant Doc-Upload, le collaborateur accède aux fichiers de son poste local et télécharge les reçus/factures qu'il doit se faire rembourser. L'action une fois terminée, il clique sur "Envoyer le formulaire".

6/ Le chef de service du demandeur est notifié par email, avec en objet : "Une nouvelle action vous a ete affectée".

7/ En cliquant sur "Consulter l'action", le chef de service accède à la "Fiche de suivi de l'action". Il peut consulter et analyser les justificatifs joints par le collaborateur, en cliquant sur les "Donnée associées" "Factures", puis il peut lancer son action à faire (il ici s'agit de valider la demande) en cliquant sur "VALIDER". Le Web Form .NET se lance à nouveau et le chef de service peut approuver ou refuser la demande du collaborateur.

8/ Deux cas de figures sont possibles :
- Si le chef de service refuse, le collaborateur est notifié par email que sa demande est clôturée et qu'elle a été rejeté.
- Si le chef de service approuve, un email de notification est envoyé au service comptabilité pour qu'il traite la demande de remboursement.

10/ Le participant du service comptabilité, clique sur "Consulter l'action"  dans l'email de notification. Le navigateur s'ouvre sur la "Fiche de suivi de l'action", le comptable peut alors consulter les justificatifs joints à la demande, puis lancer l'action "Rembourser". Une fois que le chèque de remboursement aura été établi, le comptable peut renseigner le Web Form .NET et cocher la case signalant la prise en compte de la demande et la création du chèque.

11/ Lorsque le comptable a terminé son action, il clique sur "Envoyer le formulaire". Un email de notification est transmis au collaborateur lui signalant que sa demande est clotûrée et que le chèque de remboursement va lui être transmis.
 
Avantages WorkflowGen 
- Elimination du papier dans la circulation des informations.
- Le demandeur peut savoir en temps réel où en est exactement le traitement de sa demande 
- Le demandeur est averti immédiatement par email quand sa demande a été traitée
- WorkflowGen permet d'identifier les points bloquants dans le traitement du process et d'imposer des délais de réalisation des actions 
- Les intervenants du process sont avertis par email des actions qu'ils doivent faire
- Il est possible d'archiver la demande sur un serveur de fichier, dans une base de données et même de l'imprimer

En conclusion WorkflowGen apporte :
Un gain de temps dans le traitement des process 
Une meilleure qualité des informations transmises 
Un service de suivi en temps réel pour les demandeurs 
Une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des demandes