Mission
Filiale de Genuine Parts Company (GPC), UAP INC est un chef de file canadien dans la distribution, le merchandising et ré-usinage de pièces automobiles et accessoires de remplacement pour les voitures, les camions et les véhicules lourds.

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Témoignage
Le logiciel de Workflow / BPM WorkflowGen nous a permis de transformer un processus en déperdition et inefficace en processus étanche. L'argent a été économisé, la responsabilisation à tous les niveaux a beaucoup augmentée et l'ensemble du processus fonctionne correctement. Par conséquent, en supprimant les trous et les inégalités dans le processus, nous avons été récompensés par une large acceptation de l’application par nos utilisateurs. Nous sommes très satisfaits de la solution de Workflow / BPM WorkflowGen. " 
- Gaëtan Mainville - Directeur des Systèmes d'Information, UAP INC

Le Challenge
UAP avait besoin de traiter les 1500 demandes de déplacements annuelles émanant de ses 5000 employés à travers le Canada. Ils utilisaient un formulaire papier qui était envoyé par courrier interne au responsable du demandeur pour approbation. Ce système manuel s’avérait inefficace. Les retards étaient fréquents et le système de courrier interne engendrait des pertes de formulaires qui n’atteignaient jamais leurs destinations. Comme il n'y avait pas de possibilité de suivre les demandes de déplacement, les employés s’y prenaient souvent à la dernière minute pour faire leur demande ce qui engendrait une hausse des prix des billets. Sans circuit d’approbation réel, les employés avaient tendance à contourner la procédure et à prendre contact directement avec l’agence de voyage pour réserver leurs billets. UAP dépensa beaucoup d’énergie et d’argent à essayer de faire appliquer un processus sur lequel elle n’avait aucun contrôle.

La solution 
La mise en œuvre de la solution de Workflow /BPM WorkflowGen a donné la possibilité à UAP de redéfinir et d'automatiser totalement leurs processus de demande de Voyage. La souplesse inhérente du logiciel de Workflow / BPM WorkflowGen a permis à UAP de répondre à leurs besoins avec un outil facile à utiliser et rapide à déployer avec une solution qui a été acceptée à l'échelle de l'entreprise. Les employés s’y prennent désormais à temps pour lancer leur demande de déplacement du fait que le workflow nécessite deux niveaux d’approbation afin que la demande ne se rende à l’agence de voyages. Les managers sont avertis par email que les demandes sont en attente de leur approbation et en cas de non traitement dans les délais elles sont escaladées. Une fois approuvée, le système génère automatiquement un numéro d'autorisation qui doit accompagner la demande de billets à l'agence de Voyage. Le logiciel de Workflow /BPM WorkflowGen a fourni à UAP une visibilité totale sur le processus de demande de Voyage, entraînant le contrôle et le suivi que le Client souhaitait.

Avantages

• Les objectifs de niveau de service ont engendrés le fait qu’il y ait beaucoup moins de demandes de dernière minute et des milliers de dollars ont été économisés et l'ensemble du processus peut être suivi à chaque étape pour examen et approbation.
• Les demandeurs sont plus vigilants sur le fait de savoir s’ils ont besoin de se déplacer, car ils ont conscience maintenant qu'ils doivent passer par deux niveaux d'approbation.
• Les délais d'approbation ont considérablement diminués du fait que les managers savent que le système permet un suivi des temps de traitement, des retards et des goulots d'étranglement.
• Il faut désormais une moyenne de deux jours depuis le lancement de la demande initiale jusqu'à ce qu'elle soit envoyée à l'agence de voyages.
• Le formulaire de demande est facile à utiliser et efficace, avec des contrôles de saisies permettant que le formulaire soit complet avant son envoi pour approbation.