Mission 

Le Département de la Gestion des Equipements de l'Université du Texas (Science de la Santé) à San Antonio fourni des services (maintenance, réparation, etc...) pour maintenir plus de 2.8 millions de pieds carrés d'espaces et d'immeubles avec une équipe de 315 personnes.

www.uthscsa.edu/facilities/index.html

Témoignage
"Nous sommes très satisfaits d'avoir pris la décision d'acheter WorkflowGen. Nous savions que c'était la meilleure façon d'automatiser les milliers de demandes de travaux papiers que nous recevons chaque année. Initialement nous recherchions quelqu'un pour mettre en oeuvre un développement spécifique et nous nous sommes très vite aperçu que c'était en dehors de notre budget. Nous avions alors étudié quelques unes des plus grandes solutions de workflow du marché mais nous avons trouvé que leurs logiciels étaient chers et demandaient d'importantes compétences en programmation. Quand nous avons découvert WorkflowGen, nous savions que nous avions trouvé quelque chose de spécial. Etre capable de créer des workflows utilisant des formulaires PDF, sans programmation, était très important pour nous. Créer des process en utilisant WorkflowGen est relativement simple pour un utilisateur final sans avoir de  compétence de programmation. Nous avons décidé de mettre en oeuvre des process avec WorkflowGen dans d'autres activités depuis que nous savons qu'il est si facile de les créer et de les implémenter rapidement et économiquement. Nous sommes très satisfaits du produit."
Gary L. Tate
UTHSCSA Facilities Management
Assistant Director for Business Services

Le besoin 
Le Département de Gestion des Equipements recherchait une solution pour améliorer le service aux 3000 Clients internes qui soumettent 6000 demandes de travaux par an. L'objectif était de réduire le volume de demandes papier tout en optimisant les temps de réponse.   
 
La solution WorkflowGen 
Solution fonctionnelle
Le Département de Gestion des Equipements a créé un Workflow avec le logiciel WorkflowGen permettant aux 3000 Clients autorisés à n'importe quel endroit du campus de soumettre une demande de travaux. Selon le demandeur et la nature des travaux les demandes sont automatiquement routées vers le superviseur approprié (autorisé à signer) pour validation puis elles sont routées au Département de Gestion des Equipements. Tous les participants du process peuvent suivre le statut de leurs demandes en temps réel (demandeurs, valideurs, opérateurs du Département de Gestion des Equipements) via le Portail de Workflow. Les alertes de notifications emails permettent aux acteurs d'être notifiés tout au long de la progression du process workflow. Les utilisateurs peuvent attacher des fichiers externes aux formulaires. Grâce au single sign-on, il n'est pas nécessaire de séparer le nom d'utilisateur et le mot de passe.

Solution technique
WorkflowGen fonctionne sur un serveur Web IIS avec une base de données SQL Serveur. L'authentification des participants est faite automatiquement grâce au connecteur LDAP. Une intégration a été réalisée avec PeopleSoft afin de retrouver dynamiquement la liste des valideurs selon le demandeur et la nature des travaux demandés. Les participants utilisent leur navigateur Web pour accéder à WorkflowGen, renseigner leurs formulaires PDF et soumettre leurs demandes.

Bénéfices 
Des gains de productivité immédiats 
Le temps de réponse a été optimisé de 2 jours à 15 minutes.
La charge de travail pour les opérateurs du Département de Gestion des Equipements a été réduite dramatiquement et leur capacité à gérer et retrouver les informations sur les process ont été maximisées.
Les clients sont contents des gains de productivité et de la possibilité de suivre leurs demandes en temps réel.

Un déploiement rapide
Le Département de Gestion des Equipements a mis en oeuvre le process de Demande de Travaux en un mois.
Un pilote a été en premier organisé avec une sélection de participants avant que la solution ne soit déployée dans tout le campus au 3000 personnes en envoyant un simple email !

Une grande facilité d'usage
Le Département de Gestion des Equipements a été capable de créer le workflow sans programmation en dehors de l'intégration avec PeopleSoft et LDAP.
Une formation n'a pas été nécessaire pour les utilisateurs finaux qui pouvaient avoir accès si nécessaire au guide d'utilisation disponible directement sur le site Web du Département de Gestion des Equipements.